لازمه موفقيت هر پروژه، دسترسي توأمان به هر سه عامل زمان، هزينه و کيفيت معين است و خارج شدن هر يک از سه عامل مذکور از حدود تعيين شده مي تواند به انجام پروژه ای ناموفق و غير اقتصادي منجر شود لذا در اجراي ماموريت خود از دو بازوي قدرتمند برنامه ريزي و کنترل می بايد بهره گرفت.

برنامه ريزي

برنامه ريزي شامل کارها و کوششهايي است که با انجام آن مي توان فعاليتهاي پروژه و روابط ميان آنها را شناخت و مدت ، منابع مورد نياز  هزينه اجراي آنها را بر اساس معيارها وموازين اجرايي موجود در سازمان مولد پروژه و همچنين کيفيت نتايج و محصولات پروژه را پيش بيني ، برآورد و اصلاح کرد. در واقع ،برنامه ريزي خود فرايندي براي تامين و استفاده بهينه از منابع پروژه است.

برنامه ريزي پروژه از گامهاي عمده زير تشکيل شده است:

1-  تحليل پروژه ، تهيه فهرست روابط فعاليتهاي پروژه و ترسيم شبکه آن

2-  برآورد مدت ، منابع مورد نياز و هزينه اجراي فعاليتهاي پروژه

3-  زمانبندي پروژه و محاسبه مشخصات اجرايي

4- برنامه ريزي منابع و برسي مسائل و مشکلات احتمالي و قابل انتظار و برسي روابط زمان و هزينه

توانايي ،کارايي و اثربخشي سيستم  برنامه ريزي و کنترل پروژه با ميزان همکاري ، علاقه و توجه مديران  و کارشناسان واحد هاي اجرايي در انجام گامهاي  اول و دوم برنامه ريزي و همچنين تجارب قبلي آنها در اين مورد ستگي و همسويي مستقيم دارد . زيرا اطلاعاتي که در گامهاي اول و دوم برنامه ريزي بدست مي آيد، ارکان و استخوانبندي سيستم  برنامه ريزي و کنترل پروژه را مي سازند و از اين رو سرنوشت سيستم  برنامه ريزي و کنترل پروژه در گروي چگونگي انجام گامهاي اول و دوم است. در گامهاي سوم و چهارم اطلاعات تهيه شده در گامهاي اول و دوم ، پردازش و تحليل شده و روبناي سيستم    برنامه ريزي و کنترل پروژه  ساخته مي شود.

برنامه ريزي شامل انواع زير است:

1-  برنامه ريزي زمان پروژه

2-  برنامه ريزي منابع اجرايي پروژه

3-  برنامه ريزي بودجه پروژه

کنترل و نظارت :

به ندرت اتفاق مي افتد که در پروژه اي ، تمام  فعاليتها از زودترين تاريخ شروع خود اجرا  و يا در ديرترين تاريخ خاتمه خود به پايان برسند يا مدت  و هزينه اجراي واقعي آن با مدت و هزينه پيش بيني شده (planned)  برابر باشد . در مراحل مختلف اجراي يک پروژه ممکن است ، فعاليتهايي به پروژه افزوده يا فعاليتهايي از آن کاسته شود و يا برخي مسائل ومشکلاتي که در ابتداي کار برنامه ريزي  پروژه ،خطير  و جدي و مهم تصور مي شوند در هنگام اجراي پروژه کم اهميت و بسيار جزيي گردند. که اين خود لزوم امر نظارت وکنترل را در  پروژه مشخص مي کند.

نظارت و کنترل در مفهوم کلي آن ، مقايسه و ارزيابي پيش بيني ها  با عملکرد ها و شناخت علل تفاوت ميان  آنها است. نظارت ترازويي است که در يک کفه آن پيش بيني ها و در کفه ديگر آن عملکرد ها يا نتايج حاصل از اجراي فعاليتها قرار مي گيرد.

کنترل شامل انواع زير است:

1-  کنترل و بهنگام کردن زمان پروژه

2-  کنترل و بهنگام کردن پيشرفت پروژه

3-  کنترل و بهنگام کردن منابع اجرايي پروژه

4-  کنترل بودجه يا هزينه پروژه

جلوگيري از صرف بيهوده زمان و استفاده بهينه از زمان و ارائه پيشنهاد براي صرف صحيح منابع و هزينه هاي دیگر پروژه ، نتايجي است که در نهايت در فاز نظارت و کنترل بدست خواهند آمد.

سایت تخصصی مهندسین صنایع ایران