مدیریت و كنترل پروژه

چکيده:
همواره هنگامي که نام کنترل پروژه آورده مي شود ذهن افراد به سمت نرم افزارهاي
رايج در اين زمينه و ويژگي هايي مثل تحليل زمان ، هزينه و ... که از ويژگي هاي
معروف کنترل پروژه است معطوف مي گردد. اما کنترل پروژه تنها محدود به تحليل هاي
فوق نمي شود بلکه مي توان براي نمونه با داشتن يک سيستم کنترل پروژه جامع عمل
ارزيابي عملکرد را در يک سازمان انجام داد .در اين مقاله سعي بر آن شده كه نقش
سيستم کنترل پروژه در ارزبابي عملکرد گروههاي پژوهشي در مراکز تحقيقاتي بيان
شود. براي ارزيابي عملکرد در مراکز تحقيقاتي نياز به داشتن يكسري شاخصهاي خاص
اين مراكز مي باشد. براي محاسبه اين شاخصها نيز نياز به يك سيستم كنترل پروژه
جامع كه كليه فعا ليتهاي پروژه اي و در صورت نياز اجرايي گروهها را پوشش دهد مي
باشد. كه كليه جزئيات شاخصها و همچنين سيستم مناسب جهت استخراج داده ها براي
شاخصها که حاصل يك مطالعه موردي از انجام بررسي عملكرد در يك مركز تحقيقاتي
مي باشد از مباحث اين مقاله است.
کلمات کليدي : کارايي ، نفر ساعت ، کنترل پروژه ، ارزشيابي عملکردي
مقدمه:
از زمان تشكيل نخستين واحد تحقيقات تاكنون گونههاي مختلف سازمانهاي تحقيقاتي و
پژوهشي پيشرفته در جوار صنعت برپا شده و بيوقفه و پر شتاب در راه توسعه انواع
تكنولوژيها و آموزش آنها ميكوشند. نظر به پژوهشهاي انجام گرفته ميتوان گفت يكي از
مسايل مهم و اساسي كه مؤسسات تحقيقاتي و پژوهشي با آن مواجه هستند همانا فقدان
نظامهاي منسجم ارزشيابي عملكردي است. در واقع فقدان روشهاي كاربردي ارزشيابي

مراكز تحقيقاتي موجب ابهام عملكردي آنها گرديده است و در نتيجه اين ابهام نيز موجب
ابهام كيفيت عدم رقابت علمي و عدم رتبهبندي گروه هاي پژوهشي در مراكز تحقيقاتي
براساس شاخصها گرديده است.
پژوهشگران در صدد هستند به منظور رفع ابهام عملكردي شاخصهاي عملكردي را به
منزله ابزاري كارآمد جهت ارزشيابي عملكردي به منظور ارزيابي مؤسسات تحقيقاتي
ارايه نمايند. در هر حال ايجاد شاخصهاي كمي و كيفي براي اندازهگيري عملكرد و
بهره وري سازمانهاي تحقيقاتي سرآغاز رسيدن به سازمانهاي متعالي پژوهشي است.
ارزيابي، برنامهريزي و بهبود مراحل بعدي ميباشند.
باتوجه به ويژگيهاي مذكور، اين مقاله به جمع آوري و تجزيه و تحليل کليه فعاليتهاي
محققين در مراکز تحقيقاتي مي پردازد زيرا اين عمل هم خود واحد و هم سلسله مراتب
سازمان را قادر مي سازد تا با برخورداري از تجارب و دستاوردهاي خويش هرچه
دقيقتر در جهت برنامه ريزيهاي آتي گام برداشته و درصدد برطرف ساختن نقايص و
نارسائيهاي موجود برآيد.
در حقيقت اين مقاله به پاسخگويي سئوالات زير مي پردازد:
1. آيا افراد گروه توانستهاند حداقل كارآيي خود را انجام دهند؟ تا چه حددر اين
مسئله موفق بودهاند؟
2. هر گروه چه تعداد پروژه خاتمه يافته و ابلاغي در بازه زماني موردنظر داشتهاند؟
آيا نسبت اين دو عدد معقولانه است؟
3. آيا در گروه هاي پژوهشي نفر ساعت ابلاغي پروژههاي خاتمه يافته و نفر ساعتي
كه بطور واقعي بر روي آن كار شده است تطابق دارند؟
4. چه ميزان پروژههاي تأخيري در هر گزوه وجود داشته و آيا ميزان پيشرفت آن
با توجه به تعداد روزهاي تأخيري قابل صرفنظر است يا خير؟
5. نفر ساعت كار شده بر روي پروژههاي در حال انجام توسط محققين چقدر است
و بطور متوسط اين پروژهها چند درصد پيشرفت داشتهاند؟
6. نفر ساعت كاركرد پروژهاي و اجرايي افراد و گروه چه مقدار بوده است؟
7. فعالترين و ضعيفترين افراد گروه چه كساني هستند؟
8. فعالترين و ضعيفترين گروه پژوهشي چه گروههايي هستند؟
مسلما" پاسخگويي به تمام سؤالات بالا كار ساده اي نيست و نياز به يك مديريت
كارآمد دارد كه اولا " بتواند بگونه اي برنامه ريزي نمايد تا اطلاعات موردنياز بطور
مناسبي جمع آوري گردند ثانيا " بتواند شاخصهايي را تعريف كن د تا با مقايسه آنها بتواند
به تجزيه و تحليل اطلاعات جمع آوري شده بپردازد.
-2 فعاليتهاي پروژهاي و ابلاغ پروژه
به كليه فعاليتهايي كه براي ثبت آن در بانك اطلاعاتي از فرم ابلاغ پروژه استفاده مي-
شود فعاليتهاي پروژهاي گفته ميشود در حقيقت هر فعاليت پروژه اي يک عنوان کلي از
فعاليتهاي استخراج شده از طرح پژوهشي است.
ابتدا لازم است که فرمت مشخصي براي ابلاغ پروژه ها تعريف نمودتا بتوان بطور
سيستماتي ک اطلاعات لازم را در همان ابتدا از پروژه هاي تعريف شده استخراج نمود،
بنابراين فرم ابلاغ پروژه به شرح ذيل تعريف مي گردد:
فرمي که پيشنويسي از اطلاعات کلي پروژه را به ما مي دهد فرم ابلاغ پروژه ناميده
ميشود.
اين فرم شامل اطلاعات زير ميباشد :
- عنوان پروژه
- كد پروژه
- نفر ساعت پروژه
- مسئول پروژه به همراه نفر ساعتي که بايد بر روي پروژه کار نمايد.(از نفر
ساعت کل)
- گروه پژوهشي اجرا کننده پروژه
- نام يا عنوان طرحي که پروژه تعريف شده قسمتي از آن مي باشد.
- تاريخ تحويل گزارش
- همكاران پروژه به همراه نفر ساعتي که بايد بر روي پروژه کار نمايد.(از نفر
ساعت کل)
- مشاورين پروژه همراه نفرساعتي که بايد در مورد پروژه مشاوره دهند.(از
نفر ساعت کل)
- مراحل انجام پروژه و قيد نفر ساعت هر مرحله
- ابزار، وسايل، منابع و خدمات جنبي موردنياز
- معرفي پروژه و ذكر اهداف و نيازمنديها
- نام و تاييد رييس گروه پژوهشي
- نام و تاييد مدير طرح
-3 فعاليتهاي اجرايي
به كليه فعاليتهايي كه در ارتباط با پروژه صورت ميگيرد و براي آن فرم ابلاغ پروژه
تكميل نگرديده يعني بصورت عملي انج ام مي شود، فعال يتهاي اجرا يي گو يند . مانند انجام
آزمايشات
همچنين فعال يتهايي مثل نوشتن مقاله ، شرکت در جلسات ، بازد ي د ها و ... ني ز جزء
فعاليتهاي اجرايي در نظر گرفته مي شود.
اين اطلاعات ن يز مانند فعال يتهاي پروژه اي در يک بانک اطلاعات ي مجزا ذخ ي ره م ي
گردد.
-4 تقسيم بندي پروژه ها
بطوركلي پروژهها در اين تحقيق به 4 دسته تقسيم مي شود:
پروژههاي در حال انجام : پروژههايي هستند كه با توجه به نفر ساعت اعلام 
شده و تاريخ تحو يل گزارش در حال انجام مي باشند و هيچگونه تأخيري
ندارند.
پروژههاي خاتمه يافته : پروژههايي هستند كه با توجه به تاريخ تحويل 
گزارش مع ين شده در فرم ابلاغ پروژه ، در آن تاريخ يا زودتر از آن تاريخ
خاتمه يافتهاند و درصد پيشرفت آنها به 100 درصد رسيده است.
پروژههاي تأخيري : پروژههايي هستند كه با توجه به فرارسيدن تاريخ تحويل 
گزارش هنوز بطور كامل انجام نگرفته اند و درصد پيشرفت آنها 100 درصد
نرسيده است.
پروژههاي ابلاغي : پروژه هايي هستند كه در محدوده زماني معين براي افراد 
تعريف شده و براي آنها فرم ابلاغ پروژه تكميل گرديده است.
با توجه به به توضيحات داده شده و تعاريف بالا بايد يك بانك اطلاعاتي موجود
باشد كه بتوان به راحتي پروژه هاي در حال انجام، خاتمه يافته، تاخيري و ابلاغي را در
محدوده زم اني مشخص استخراج كند و . با توجه به شاخصهاي پروژه اي كه بعدا "
توضيح داده خواهد شد عمل مقايسه پروژهاي گروهها صورت گيرد.
-4 بانک اطلاعاتي و گزارشهاي ماهيانه
وقتي که يک پروژه تعريف شد اطلاعات آن بايد به طور کامل وارد بانک اطلاعاتي
گردد تا بتوان در مراحل بعدي روند انجام پروژه را پي گيري نمود.
اولين تعريفي که در بانک اطلاعاتي مورد نياز مي باشد ايجاد يک فرم که دقيقا مطابق
با فرم ابلاغ پروژه ، جهت ورود اطلاعات است، مي باشد.اطلاعاتي که در اين فرم وارد مي
هاي مورد نظر که فرم ما از آن استخراج شده ذخيره مي شوندکه table شوند سريعا در
در مراحل بعدي به صورت ماهيانه نفر ساعت کار شده بر روي پروژه توسط مسئول
پروژه، همکاران و مشاوران پروژه در يکسري گزارشهاي ماهيانه توسط افراد ذکر شده
و با تاييد مدير طرح و مدير گروه تکميل شده و وارد بانک اطلاعاتي مي گردد.
گزارش ماه يانه ، فرمهاي ماهيانه اي هستند كه سابقه هر پروژه از قبيل نفر ساعت و
درصد پ يشرفت تا کنون پروژه در آن موجود باشد و هم چنين ستونهايي كه نفر ساعت
كار شده و همچنين درصد پيشرفت ماه جار ي پروژه ها در آن بايد ق يد گردد : اين فرم
شامل اطلاعات زير است :
عنوان پروژه 
مسئول پروژه 
نفر ساعت ابلاغي 
نفر ساعت انجام شده (بطوركل) 
عناوين همكاران و نفر ساعت كاركرد هر يك از آنها 
عناوين مشاوران و نفر ساعت كاركرد هر يك از آنها 
درصد پيشرفت كلي پروژه 
لازم به ذکر است که گزارشها ي ماه يانه به تفک يک گروه ها و طرحها ي پژوهشي تهيه م ي
گردد.
در ارتباط با فعال يتهاي اجرا يي ن يز يک بانک اطلاعاتي بايد طراحي گردد که شامل عنوان
فعاليت ، نام طرح مربوطه که فعال يت در ارتباط با آن صورت گرفته ، شخص انجام دهنده
فعايت ، نام گروه پژوهش ي و نفر ساعت م ي باشد . در فرمها ي ماه يانه ن ي ز در انتها ي
فعايتهاي پروژه ا ي هر طرح سطر و ستونها يي که در برگ يرنده اطلاعات فوق هستند و
جود دارد که اين اطلاعات همانند فعاليتهاي اجرايي بايد تکميل و تاييد گردند.
ايجاد ميشود. ابتدا بايد Microsoft Access بانكهاي اطلاعاتي ذكر شده توسط نرمافزار
ها را تهيه نمود . report و فرمها و در نهايت Query ، هاي موردنياز table
ها براي تهيه report از فرمها براي وا رد نمودن اطلاعات استفاده مي شود و از
گزارشهاي درخواستي استفاده ميشود.
-5 تعريف شاخصها و ارزيابي عملکرد پژوهشي گروهها و تحليل عملکرد هر گروه
در ا ين تحق يق فرض شده كه عمل مقايسه در پايان هر سال و به دو صورت زي ر
انجام مي شود:
بخش اول : اين بخش مربوط به شاخصهايي است كه كارآيي هر فرد و كل گروه را مورد
ارزيابي قرار ميدهد.
بخش دوم : اين بخش مربوط به شاخصهايي است كه مربوط به وضعيت پروژههاي هر
يك از گروههاي پژوهشي ميباشد.
بخش اول :
در اين بخش كارآيي هر شخص و همچنين گروه مورد ارزيابي قرار داده تا از اين
طريق بتوانيم فعالترين فرد و همچنين فعالترين گروه پژوهشي رامعي ن نماييم . علاوه بر
اين عمل يكسري شاخصهايي وجود دارد كه هر گروه مي تواند آن را بطور مستقل مورد
توجه قرار داده و ارزش كاري افراد و كل گروه را برآورد كند . ابتدا شاخصهايي كه براي
افراد و همچنين مقايسه گروهها استفاده ميشود را بيان ميكنيم.
: شاخص 1
اين شاخص نشان مي دهد كه هر شخص با توجه به نفر ساعت كاركردي كه براي او
در فرمهاي ماهيانه كنترل پروژه از طريق مدير گروهش اعلام گرديده (نفر ساعت پروژه -
اي و اجرايي ) و همچنين جمع نفر ساعت حضور (نفر ساعت حضور در ساعات عاد ي و
اضافهكاري) و مأموريتي كه وي در طول سال داشته است كارآيي اش چقدر بوده و اين
كارآيي هيچ ارتباطي با مدرك افراد ندارد.
= كارآيي هر فرد
ساعت مأموريت + ساعات اضافهكاري + ساعات حضور = جمع نفر ساعت هر فرد
: شاخص 2
اين شاخص براي ارزيابي گروههاي پژوهشي بكار مي رود كه با توجه به نفر ساعت
كاركرد افراد گروه (پروژهاي و اجرايي ) و همچنين نفر ساعت افراد (مأموريت، حضور در
ساعات عادي و اضافه كاري) اين شاخص محاسبه مي گردد . بايد توجه شود كه اين
شاخص هيچگونه ربطي به مدرك تحصيلي افراد ندارد . يعني آنكه كارآيي يك نفر ديپلم
كه 150 ساعت در ماه كار كرده با كارآيي فردي با مدرك فوق ليسانس كه همين نفر
ساعت در ماه كار كرده برابر است.
نفر ساعت كاركرد هر فرد
جمع نفر ساعت هر فرد
= كارآيي هر گروه
: شاخص 3
اين شاخص نشان ميدهد هر فرد در هر گروه بطور متوسط چند نفر ساعت در سال
كار كرده است.
= شاخص متوسط نفر ساعت كاركرد هر فرد
: شاخص 4
اين شاخص نشان مي دهد در صورتيكه بالاترين كاركرد را اف راد گروه داشته باشند
مقدار شاخص 3 چقدر بايد شود و انحراف چقدر مي باشد.
= شاخص بالاترين نفر ساعت كاركرد هر فرد
: شاخص 5
اين شاخص نشان مي دهد بطور متوسط يك ساعت حضور در گروه در سال چه
مقدار ارزش داشته است.
ضريب مدرك(جدول 1) * نفر ساعت كاركرد هر فرد = ارزش كاري هر فرد
= شاخص ارزش متوسط يك ساعت حضور افراد گروه
هر چه مقدار اين شاخص به مقدار شاخص بعدي ( 6 ) نزديكتر باشد نشان از کارکرد
بيشتر آن گروه است.
: شاخص 6
اين شاخص نشان مي دهد كه بالاترين ارزش يكساعت حضور در گروه چقدر مي -
تواند باشد. اين شاخص براي سنجيدن شاخص 5 استفاده ميشود.
= شاخص بالاترين ارزش متوسط يكساعت حضور
كل نفر ساعت كاركرد افراد گروه
كل جمع نفر ساعت افراد گروه
مجموع نفر ساعت كاركرد افراد گروه
تعداد نفرات گروه
مجموع نفر ساعت حضور
تعداد نفرات گروه
ارزش كاري افراد گروه
جمع نفر ساعت افراد گروه
ارزش حضوري افراد گروه
جمع نفر ساعت افراد گروه
ضريب مدرك(جدول 1) * نفر ساعت حضور هر فرد = ارزش حضوري هر فرد
: شاخص 7
اين شاخص نشان مي دهد كه بطور متوسط يك شخص در گروه چقدر ارزش كاري
داشته است (با هر مدرك تحصيلي)
= شاخص ارزش متوسط يك شخص در گروه
: شاخص 8
اين شاخص نشان مي دهد بالاترين ارزش براي هر نفر چقدر است و تا چه حد افراد
.( گروه به اين ارزش نزديك هستند (با توجه به شاخص 7
= شاخص بالاترين ارزش متوسط هر فرد
مدرك ضريب مربوطه
دكتري 2
1/ فوقليسانس 75
1/ ليسانس 5
1/ فوقديپلم 25
ديپلم 1
جدول 1 : ضريب مدرکي
بخش دوم :
در اين حالت شاخصهاي مربوط به پروژهها را تعريف مينماييم :
شاخص اول :
اين شاخص بيان مي نمايد که چند درصد از پروژه هاي ابلاغي خاتمه يافته است.
ارزش كاري افراد گروه
تعداد نفرات
ارزش حضوري افراد گروه
تعداد نفرات
شاخص دوم :
اين شاخص در حقيقت نسبت خروجي به ورودي را بيان مي نمايد.
شاخص سوم :
اين شاخص ب يان م ي نما يد که چند درصد از پروژه ها ي در حال انجام در بازه زمان ي
مورد نظر ابلاغ شده است.
شاخص چهارم :
اين در حق يقت ب يان م ي نما ي د که چه اندازه نفر ساعت در نظر گرفته شده برا ي پروژه ها و نفر
ساعت واقعي کار شده بر روي آن مطابقت دارد.
شاخص پنجم :
اين شاخص درصد تعدادي (نه نفر ساعتي) پروژه هاي تاخيري را بيان مي نمايد.
شاخص ششم :
اين شاخص ب يان م ي نما يد که بطور کل ي هر گروه چند درصد بر رو ي پروژه ها ي ابلاغ ي
کار نموده است
نتيجه گيري :
مطالب ب يان شده در ا ين مقاله حاصل تجز يه و تحليل عملکرد يک مرکز تحقيقاتي مي باشد
که چندين بار با مطرح شدن در شورا ي علم ي آن مرکز مورد بررس ي قرار گ رفته و تا
آنجا که امکان بوده نواقص آن برطرف گشته است . از آنجا که اين تحقيق عار ي از خطا
نمي باشد اما م ي تواند به عنوان يک الگو برا ي کل يه افراد ي که مسئول يت ته ي ه گزارش
نفر ساعت پروژههاي خاتمه يافته
نفر ساعت پروژههاي ابلاغي + نفر ساعت پروژههاي خاتمه
يافته
نفر ساعت پروژههاي خاتمه يافته
نفر ساعت پروژههاي ابلاغي
نفر ساعت پروژههاي ابلاغي در بازه زماني
مورد نظر
نفر ساعت ابلاغي پروژههاي در حال انجام
جمع نفر ساعت کار شده بر روي پروژههاي خاتمه يافته
جمع نفر ساعت ابلاغي پروژهاي خاتمه يافته
تعداد پروژههاي تأخيري
تعداد كل پروژههاي در حال انجام
جمع نفر ساعت كاركرد افراد گروه بر پروژههاي در حال انجام
جمع نفر ساعت ابلاغي پروژههاي در حال انجام
عملکرد و تجز يه و تحل يل آن را دارند مف يد واقع گردد و با الگو گ يري از مراحل بيان شده
شاخصهاي دق يق تر و متناسب با مرکز تحق يقاتي مورد نظر را استخراج و به ارز ي ابي
بخشهاي تحق يقاتي و در نت يجه کل مرکز بپردازند . همانطور که ملاحظه گرد ي د در ا ي ن
مقاله شاخصها به دو دسته تقس يم بند ي شده بودند که در دسته اول کارا يي بدون
هيچگونه توجه به اثر بخش بودن آن مورد بر رسي قرار گرفته ول ي در دسته دوم که
مربوط به وضع يت پروژه ها م ي باشد در حقيقت اثر بخشي گروه مورد تحليل قرار گرفته
است که م ي توان بسته به نوع اهم يت شاخص ضرا يب مختلف ي به هر يک از شاخصها داد
که در نتيجه آن اثر بخش ترين گروه شناسايي مي گردد.
منابع:
-1 مدارک و اسناد موجود در مرکز تحقيقاتي مورد مطالعه
1381 و 1382 مرکز تحقيقاتي مورد مطالعه ، -2 گزارش عملکرد سالهاي 1380 ، 1379
3. Mansuri, Masoud. Performance Management, IGS Training Center, 2001,
Tehran.
4. Simons, Robert. Performance Measurement & Control Systems fo r
Implementing Strategy, Prentice Hall, Inc., 2000, New Jersey.
(اين مقاله حاصل نتايج يک سيستم جديد ارزيابي عملکرد مي باشد که بطور آزمايشي
دريک مرکز تحقيقاتي پياده سازي و نتايج آن مورد بررسي قرار گرفته که نتايج حاصله
اثر بخش و باعث افزايش بهره وري و توجه بشتر محققين آن مرکز به امور محوله
گرديده است ، ضمنا به دليل ماهيت نظامي بودن مرکز از بيان نام آن معذوريم.)