مدیریت و كنترل پروژه

فصل اول: مقدمه‎اي بر مديريت پروژه

1-1 مفهوم پروژه

پروژه فعاليتي است که داراي زمان شروع و پايان مي‌باشد و نياز به منابع انساني و مادي و زمان دارد.

1-2 مفهوم مديريت پروژه

مديريت پروژه، يک هنر تجربي گسترده و در واقع يک علم است.
بطور کلي، مديريت مجموعه‌اي است از مهارت‌ها و ابزارها، که در پيشگويي و کنترل خروجي‌هايي که از تلاش‌هاي سازماندهي شده‌تان انتظار مي‌رود، به شما کمک مي‌کند. سازمان شما ممکن است کاري سواي از پروژه انجام دهد. پروژه‌ها از ((عملکردهاي جاري)) يا Ongoing Operations متمايزند.
در واقع پروژه‌ها تلاش‌هاي گذرا و تعهدپذيري هستند که در جهت رفع يک سري از مشکلات و رسيدن به نتايج مشخص انجام مي‌پذيرد.

1-3 فرآيند مديريت پروژه

مديريت پروژه شامل 4 مرحله مي‌باشد که در صورت انجام اين 4 مرحله مي‌توان از انجام پروژه به طور کامل و موفقيت‌آميز مطمئن شد. اين مراحل شامل:

• نمايش دادن قسمت‌هاي اصلي ساخت يک پروژه
• نمايش زمان لازم براي تکميل هر کار و زمان شروع و خاتمه کار مربوطه
• تعيين و اختصاص منابع مادي و انساني که براي انجام پروژه نياز است
• مقايسه نتيجه پروژه با نتيجه‌اي که قبل از شروع پروژه طرح‌ريزي شده است که اين مقايسه بر مبناي هزينه‌هاي صرف شده براي تکميل پروژه، منابع استفاده شده و زمان صرف شده مي‌باشد.

حال هر يک از موارد فوق را مورد بررسي قرار مي‌دهيم تا با مفهوم آن‌ها بهتر و بيشتر آشنا شويم و در واقع نحوه‌ي کاربرد آن‌ها را در يک پروژه واقعي ولي ساده ببينيم. به عنوان مثال پروژه رنگ‌آميزي داخل آپارتمان را در نظر بگيريد.

1-3-1 مرحله1: قسمت‌هاي اصلي ساخت اين پروژه ساده شامل ترميم- رنگ‌آميزي- تميزکاري مي‌باشد. يکي از راه‌هاي نمايش اين اطلاعات استفاده از نمودار PERT است که به صورت زير مي‌باشد:



پرت مخفف برنامه ارزيابي و تکنيک بازنگري مي‌باشد. از طريق اين نمودار مي‌توان روابط بين کارها را سازمان‌دهي و بررسي نمود و در واقع اين نمودار پيگيري مرحل پروژه را براي ما آسان‌تر مي‌کند.

1-3-2 مرحله 2: زمان مورد نياز جهت انجام و تکميل هر کار (وظيفه) را مدت زمان (Duration) مي‌نامند. به عنوان مثال برنامه زمان‌بندي پروژه رنگ آميزي به صورت زير است:



قسمت‌هايي از پروژه که براي انجام آن‌ها زماني اختصاص داده نمي‌شود «برهه» ناميده مي‌شوند. مثل شروع و پايان در نمودار PERT مثال رنگ‌آميزي داخل آپارتمان. در واقع برهه نمايانگر نقاطي در برنامه زمانبندي پروژه مي‌باشد که در آن مرحله کاري انجام نمي‌شود. حال براي تخمين مدت زمان پروژه مي‌بايست مسيرهاي پروژه را با استفاده از نمودار پرت تعيين کرد که در اين مثال شامل مسيرهاي 1 تا 4 مي‌باشد.
اين مسيرها را مي‌توانيد با کمک نمودار پرت دنبال کنيد.

مسير 1: شستن- رنگ کردن- تميز کردن
مسير 2: ترميم- رنگ کردن- تميز کردن
مسير 3: نوارگذاشتن- رنگ کردن- تميز کردن
مسير 4: خريد کردن- رنگ کردن- تميز کردن

حال مدت زمان هر مسير را مشخص مي‌نماييم تا با استفاده از آن بتوانيم مدت زمان پروژه را تعيين نماييم.

مدت زمان مسير 1: شستن 3 ساعت- رنگ کردن 4 ساعت- تميز کردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5/7ساعت
مدت زمان مسير 2: ترميم 1 ساعت- رنگ کردن 4 ساعت- تميز کردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5/5ساعت
مدت زمان مسير 1: نوارپيچي 1ساعت- رنگ‌کردن 4 ساعت- تميزکردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5/5 ساعت
مدت زمان مسير 1: خريد 5/0 ساعت- رنگ کردن 4 ساعت- تميز کردن 5/0 ساعت => جمع مسير 5ساعت

با کمک مدت زمان مسير مي‌توان مسير بحراني پروژه را مشخص کرد يعني چه مدت زمان طول مي‌کشد که پروژه پايان يابد با توجه به اين که کار به تنهايي بدون استفاده از نيروي ديگري انجام شود.

1-3-3 مرحله3:

همان‌طور که مي‌دانيد براي انجام هر پروژه نياز به يک سري منابع مي‌باشد. بهتر است قبل از شروع هر پروژه براي اين که مشکلاتي از قبيل کمبود منابع و يا تخصيص مازاد ظرفيت منبع (يعني شخصي به عنوان مثال 8 ساعت در روز کار کند ولي وظيفه‌اي به او داده شود که نياز به 16 ساعت کار داشته باشد) نشويم ليستي از منابع مورد نياز براي تکميل پروژه را نياز است تهيه نماييم. اين منابع مي‌توانند منابع انساني يا تجهيزات باشند. به عنوان مثال در پروژه رنگ‌آميزي اين منابع شامل خود شخص- همکار او- رنگ- نردبان- برس و ... مي‌باشد.

1-3-4 مرحله 4:

هنگامي که نتيجه پروژه را با نتيجه‌ي طرح شده مقايسه نماييم، اغلب اوقات خواهيم ديد که منابع و هزينه‌ي بيشتري صرف شده است که اين مقايسه اين امکان را مي‌دهد که از مشکلات اينگونه مطلع شويم و درصدد برطرف کردن آن‌ها برآييم تا باعث ايجاد مشکل بزرگتر نشود.

1-4 مديريت پروژه‌ها به کمک MSP

بهترين ابزار مديريت پروژه در جهان هرگز نمي‌تواند جايگزين قضاوت يا پنداشت مناسب شما شود. اگر چه ابزار مي‌تواند و بايد بتواند در موارد زير به شما کمک کند:
رديابي [Track] تمامي اطلاعاتي که درباره کار [Work]، طول زمان انجام کار [Duration] و منبع [Resource] جمع‌آوري نموده‌ايد.
ارايه طرح پروژه‌تان به حالت ايده‌آل و استاندارد و با ساختار تعريف شده مناسب
زمانبندي فعاليت‌ها و منابع به طور مرتب و موثر
تبادل اطلاعات پروژه با نرم‌افزارهاي Office
ارتباط با منابع و ساير سرمايه‌گذاران پروژه، زماني که شما به عنوان مدير پروژه، در جهت کنترل آن اختيار تام داريد.
مديريت بر پروژه به کمک برنامه‌اي که قدرت نمايش موفقيت شما را داشته باشد.

1-5 محدوده‎ها و تقسيم بندي‎هاي مديريت پروژه

بوسيله يک سيستم مديريت پروژه موفق بايد به سؤالات زير پاسخ دهيد:
براي رسيدن به هدف نهايي پروژه، چه فعاليت‌هايي [Track] بايد صورت پذيرد؟
اين فعاليت‌ها چگونه انجام مي‌شود؟
بهترين راه براي ارتباط بخش‌هاي مختلف پروژه با افرادي که آنرا انجام مي‌دهند چيست؟
هر فعاليت در چه زماني بايد به اتمام برسد؟
چه هزينه‌اي صرف مي‌شود؟
آيا امکان دارد بعضي از فعاليت‌ها در زمانبندي برنامه‌ريزي شده خاتمه نيابد؟
يک مدير پروژه موفق، ضمانتي بر موفقيت هر پروژه نمي‌دهد، اما يک مدير پروژه ضعيف، معمولاً تضميني براي شکست!

سيستم عامل و سخت‌افزارهاي مورد نياز Computer / Processor
حداقل پنتيوم 133 MHZ
Operation System
Windows 2000 يا Service Pak 3 -Sp3 يا Windows XP يا نسخه هاي بالاتر
Memory
64 MB RAM (ترجيحاً 128 MB) به انضمام 8 MB RAM
براي هر يک از برنامه‌هاي سيستم آفيس که به طور همزمان با MSP استفاده مي‌کنيد.
Hard Disk
فضاي ديسک سخت بستگي زيادي به پيکربندي سيستم شما دارد. چنانچه در مراحل نصب، نوع نصب سفارشي [Custom] را برگزينيد حجم فضاي دسيک سخت مورد نياز متغير خواهد بود.
105 MB فضاي خالي روي ديسک سخت به علاوه 70 MB در جائي که عملگر سيستم تام نصب است.
Drive
درايو CD-ROM
Display
Super VGA -800 * 600 يا بالاتر با وضعيت نمايشي 256 colors